Lagar och regler

LAS reglerar bland annat anställningsformer, uppsägning och avsked, uppsägningstider och vissa regler vid arbetsbrist. Innan en chef agerar i ett enskilt ärende behöver man kontrollera vilken anställningsform som gäller, om kollektivavtal påverkar situationen och vilka formkrav och tidsfrister som är aktuella.

Vid uppsägning på grund av arbetsbrist behöver arbetsgivaren bland annat hantera omplaceringsfrågan och turordning enligt lagens regler. Vid uppsägning som hänför sig till arbetstagaren personligen finns andra krav och processer. Provanställning har särskilda regler och får normalt vara högst sex månader.

Chefens kontrollista: dokumentera fakta • kontrollera anställningsform • utred omplacering när det är relevant • kontrollera kollektivavtal • ta HR/juridisk hjälp innan beslut med stora konsekvenser.

Källa: Primärkälla: Lag (1982:80) om anställningsskydd, Sveriges riksdag.

Arbetsgivaren har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön. Arbetsmiljöarbetet ska vara en del av den dagliga verksamheten och omfatta fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden. Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär i praktiken att undersöka risker, bedöma dem, genomföra åtgärder och följa upp.

Chefer behöver också förstå organisatoriska och sociala risker, exempelvis ohälsosam arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling. Vid förändringar som omorganisation eller digitalisering ska arbetsmiljörisker bedömas.

Chefens kontrollista: undersök arbetsmiljön • dokumentera riskbedömningar • åtgärda risker • följ upp • involvera arbetstagare och skyddsombud.

Källa: Primärkällor: Arbetsmiljöverket, AFS 2023:1 och vägledning om systematiskt arbetsmiljöarbete.

Diskrimineringslagen skyddar mot diskriminering på sju grunder: kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder.

Arbetsgivare ska arbeta med aktiva åtgärder. Arbetet sker systematiskt genom att undersöka risker och hinder, analysera orsaker, genomföra åtgärder och följa upp. Arbetet omfattar bland annat arbetsförhållanden, löner och andra anställningsvillkor, rekrytering och befordran, kompetensutveckling samt möjligheter att förena arbete och föräldraskap.

Chefens kontrollista: använd sakliga och relevanta kriterier • motverka trakasserier • dokumentera åtgärder • samverka med arbetstagare • följ upp rutiner.

Källa: Primärkälla: Diskrimineringsombudsmannen och Diskrimineringslagen (2008:567).

En arbetstagare har som huvudregel rätt till 25 semesterdagar per semesterår. Semesterlagen innehåller också regler om semesterlön, semesterersättning, förläggning och sparande av semesterdagar.

Om arbetsgivare och arbetstagare inte kommer överens om förläggningen finns regler för hur arbetsgivaren beslutar. Som huvudregel ska arbetstagaren få en längre sammanhängande ledighet under juni–augusti, om inte annat följer av avtal eller särskilda skäl.

Chefens kontrollista: planera i god tid • kontrollera kollektivavtal • hantera önskemål konsekvent • dokumentera beslut • håll reda på sparade dagar och semesterlön.

Källa: Primärkälla: Semesterlag (1977:480), Sveriges riksdag.

Arbetstidslagen innehåller regler om bland annat ordinarie arbetstid, jour, övertid och vila. Ordinarie arbetstid får som huvudregel uppgå till högst 40 timmar per vecka. Arbetstagare ska som huvudregel ha minst 11 timmars sammanhängande dygnsvila under varje 24-timmarsperiod.

Kollektivavtal kan påverka vilka regler som gäller, och det finns särskilda undantag och beräkningsregler. Därför bör arbetstid alltid bedömas tillsammans med eventuellt kollektivavtal och verksamhetens förutsättningar.

Chefens kontrollista: planera bemanning • följ upp övertid • kontrollera dygns- och veckovila • dokumentera avvikelser • kontrollera kollektivavtal.

Källa: Primärkälla: Arbetstidslag (1982:673), Sveriges riksdag.

MBL ger arbetstagarorganisationer förhandlingsrätt och innehåller regler om arbetsgivarens förhandlings- och informationsskyldighet. Vid viktigare förändringar av verksamheten eller vissa förändringar av arbets- och anställningsförhållanden kan arbetsgivaren behöva förhandla innan beslut fattas.

Det är därför viktigt att chefer inte behandlar MBL som ett rent administrativt steg efter att beslutet redan är fattat. Processen behöver planeras in i förändringsarbetet.

Chefens kontrollista: identifiera facklig motpart • bedöm om förhandlingsskyldighet finns • förbered relevant information • genomför förhandling innan beslut när lagen kräver det • dokumentera processen.

Källa: Primärkälla: Lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet, Sveriges riksdag.

Föräldraledighetslagen ger arbetstagare rätt till olika former av ledighet och arbetstidsförkortning. Lagen innehåller också ett förbud mot att missgynna arbetstagare av skäl som har samband med föräldraledighet.

Som chef behöver du därför hantera ledighetsönskemål sakligt och känna till att beslut om exempelvis lön, befordran, utbildning, arbetsledning och uppsägning kan omfattas av skyddet.

Chefens kontrollista: registrera ledighet korrekt • planera bemanning utan att missgynna den lediga • följ lagens anmälningstider • dokumentera relevanta beslut • kontrollera kollektivavtal.

Källa: Primärkälla: Föräldraledighetslag (1995:584), Sveriges riksdag.

När en arbetsgivare behandlar personuppgifter om anställda gäller dataskyddsförordningen (GDPR) tillsammans med svenska kompletterande regler. Det krävs en rättslig grund och grundläggande principer som ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering och ansvarsskyldighet behöver beaktas.

Det gäller exempelvis HR-system, löneadministration, frånvaroregistrering och olika former av kontroll eller uppföljning. Arbetsgivaren har också en långtgående skyldighet att informera anställda om hur deras personuppgifter behandlas.

Chefens kontrollista: samla bara in det som behövs • ha ett tydligt ändamål • kontrollera rättslig grund • skydda uppgifterna • informera de anställda • kontakta organisationens dataskyddsombud eller annan ansvarig dataskyddsfunktion vid osäkerhet.

Källa: Primärkälla: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).